Como fidelizar as agências

Para todo tipo de serviço existe a qualificação técnica e comportamental, a primeira diz respeito à capacitação do indivíduo para as tarefas específicas a serem realizadas e a segunda é como esse profissional realiza o trabalho, relacionando-se com seus colegas de trabalho e seu ambiente.

Acredito que a formação profissional se inicia em casa, com as lições que aprendemos de nossos pais sobre limites, respeito e responsabilidade. Depois passamos a nos relacionar em diversos outros ambientes (escola, rua, barzinhos, etc...) e a partir dessas relações que desenvolvemos ao longo dos anos nós moldamos nossas competências comportamentais, seguindo caminhos distintos de acordo com nossas opções.

Como Psicólogo me acostumei a prestar muita atenção em diversos detalhes e valorizar profissionais com um repertório saudável de comportamento social e vontade de aprender. E através desse panorama introduzo o assunto desse artigo.

Recepção em eventos – Como prestar um bom serviço e fidelizar a agência!

Todo profissional que atua como autônomo conquista muito quando passa a pensar como empresa, porque a relação entre ele e uma agência se dá como fornecedor-cliente. Então gostaria de ajudar você profissional de recepção a fidelizar seu cliente e consequentemente atuar mais e melhor!

Abaixo vou elencar alguns comportamentos que são fundamentais para fidelizar uma agência e algumas particularidades, tenha em vista que essas informações podem (e devem) ser transferidas para qualquer outro serviço, eventuais ou fixo.  

HORÁRIO (adicionado ao artigo em 21/09/2010)
Muitos de nós temos horários corridos durante toda a semana, com diversos compromissos pessoais e profissionais. Algumas profissionais acabam atendendo mais de 1 evento no mesmo dia, com um intervalo muito curto de tempo entre um e outro. Se o evento que você está atendendo atrasar, mantenha a calma e siga minha dica abaixo.
Minha dica: Ao se interessar por um trabalho, tenha em mente que ele pode atrasar e que perder a postura profissional por alguns minutos é um tiro no pé, pois mostra falta de organização na agenda da profissional e pouca visão de negócio. Se você tem um compromisso urgente após o evento ou algo do tipo, avise a agência contratante. Nunca leve para o cliente os problemas que são de responsabilidade da agência.

GESTICULAR
Conversar com os convidados durante o evento é inerente ao serviço de recepção e todos sabemos que movimentar as mãos enquanto conversamos é algo que acontece com naturalidade, mas há de se redobrar o cuidado atuando com recepção. Imagine um congresso, depois de um tempo se sentindo mais a vontade a recepcionista começa a conversar e gesticular sem parar? Além de causar uma má impressão para as pessoas que passam pelo local, gera um grande desconforto para todos ao redor.
Minha dica: Mantenha atenção ao movimentar os braços durante eventos em recepção, se suas mãos passarem na frente dos seus olhos durante a conversa, você está passando do limite.

CELULAR
O celular é um avanço tecnológico que otimiza em muito nosso tempo para se comunicar e facilita, e muito nossa vida, mas temos que lembrar que ao lançar o celular os fabricantes sempre incluíram a função “vibra” neles. Durante o tempo que você está dentro de um evento, espera-se que você aja com a maior discrição possível e seja um exemplo de postura, afinal, você é a recepcionista do evento, a primeira imagem que fica.
Minha dica: Sob hipótese alguma atenda o celular em ambiente que possa haver convidados, se você estiver em seu intervalo tudo bem, desde que você mantenha o tom de voz em um nível aceitável. A melhor opção é deixar ele no vibra e atender ligações urgentes em locais reservados, nos bastidores.

PONTUALIDADE
Geralmente o horário combinado com a agência, é o horário que a empresa espera que você chegue pronta para começar o atendimento. Já presenciei alguns casos (poucos) que a profissional chega depois do horário, não avisa e ainda precisa fazer diversos ajustes no visual. Imagine você que quer cuidar da boa forma, contrata um personal trainer para lhe atender 2 horas por dia, ele chega 15 minutos atrasado e ainda diz que precisa de mais uns minutinhos para colocar a roupa de treino e preparar os aparelhos, começa com 40 minutos de atraso e termina pontualmente no horário combinado antes do serviço. O que você pensa do atendimento desse profissional, se você conhecer outro profissional que seja pontual, irá trocar?
Minha dica: Se combinou um horário e for se atrasar avise, ligue, mande um e-mail, sinal de fumaça. Se precisa de uns minutinhos para se arrumar, chegue um pouco mais cedo, 15 minutos fazem toda a diferença. Pontualidade caminha ao lado de responsabilidade, geralmente pessoas responsáveis tendem a não se atrasar.

CIGARRO E ÁLCOOL
Uma profissional que ingere bebida alcoólica em qualquer local de trabalho dispensa comentários, além de não se respeitar não respeita o ambiente ou seus colegas de trabalho. O cigarro é algo que a sociedade está se encarregando de erradicar paulatinamente, é difícil conhecer alguém que se diz satisfeito por fumar e mais difícil ainda quem encoraja as pessoas para que continuem a fazê-lo.
Minha dica: Não fume nem nos intervalos, além de passar uma imagem ruim do profissional fumando (mesmo no intervalo), faz com que você volte para o evento com um cheiro horrível, tente você fumante se imaginar conversando dentro de um sarcófago de milhares de anos com alguém, pois então, é a sensação dos não fumantes ao conversar com alguém que acaba de fumar. Procure adotar sempre boas práticas no ambiente de trabalho.

POSTURA
Muitas vezes os eventos são cansativos, várias horas em pé e muito movimento sobre um salto altíssimo. Não é raro ver recepcionistas encostadas em um balcão, disfarçando um pé em um degrau ou outras peripécias dignas de uma artista.
Minha dica: Quando estiver muito cansada, verifique se há a possibilidade de revezar naquele local, tente ir ao banheiro e sentar por 5 minutos, tirar o salto e massagear os pés. Tente de alguma forma achar uma alternativa para conseguir aquela energia extra para terminar o evento de forma impecável. Se você está em uma plenária, na hora das perguntas, fique de olho na platéia, existem profissionais que se distraem tanto com a palestra que se esquecem dos convidados, para exemplificar, imagine se os policiais que trabalham em jogos de futebol ficassem olhando para o campo ao invés da torcida. Postura também remete a tratar as pessoas com respeito, sabendo lidar com desaforos.

INFORMAÇÕES DO TRABALHO
Provavelmente em algumas agências de eventos, temos pouca informação da dinâmica do evento, não é raro ir para um evento como recepcionista sem saber muitas informações importantes. Se você mostrar interesse em saber maiores informações, provavelmente terá mais armas para realizar um bom trabalho e saber exatamente onde está indo.
Minha dica: Preste muita atenção em e-mails com detalhes do evento, o que a agência pede como vestimenta e informações acerca do que será feito no evento. Imagine todas as profissionais com uma blusinha branca no evento e só você usando a preta? Com certeza dois minutinhos de nossas vidas lendo as informações de um trabalho virão bem a calhar para não passar por situações como essa.

CONVERSAR
É importantíssimo nos relacionarmos em todos os ambientes, conhecer pessoas e também interagir com nossos colegas de trabalho, afinal, somos uma criatura essencialmente social. O complicado é passar por um evento e ver duas recepcionistas (ou mais) tricotando a vida pessoal na frente de convidados ou cliente, como se fizessem parte das pessoas que estão a passeio no evento.
Minha dica: Converse com seus colegas de trabalho ou até mesmo com os convidados, mas não se estenda, permaneça atenta ao que acontece durante o evento e seja cordial e solicita.

CONHECIMENTO TÉCNICO
Se você seguir minhas dicas, tenho certeza que isso será algo que não lhe trará preocupação, pois aprender a parte técnica do trabalho é bem mais fácil quando somos responsáveis com o que estamos fazendo. A parte técnica será explicada pela promotora líder ou supervisora em seu tempo, o que for mais complicado você irá aprender aos poucos com a prática, naturalmente.

Se você tem interesse em atuar com recepção, leia com carinho esse texto, procure atentar as dicas e se tiver algo que esqueci me avise! Existem alguns cursos para recepção/Hostess que tenho conhecimento, mas só consigo indicar com segurança o que é ministrado em SP capital, pela “Associação de Hostess e Recepcionistas do estado de São Paulo”.

Autoria: Paulo Alberto - BlueTie
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